Wohnungsübergabeprotokoll: Vorlage für Einzug und Auszug
Du hast die Zusage, der Mietvertrag ist unterschrieben, und jetzt bekommst du die Schlüssel. Genau in diesem Moment entscheidet sich, ob du in ein paar Jahren deine Kaution vollständig zurückbekommst. Denn was beim Einzug nicht im Übergabeprotokoll steht, kann dir beim Auszug angelastet werden.
Hier bekommst du eine Vorlage für das Übergabeprotokoll als PDF und Word, den Ablauf der Wohnungsübergabe und die Formulierungen, die du auf keinen Fall unterschreiben solltest.
Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Das Wohnungsübergabeprotokoll hält fest, in welchem Zustand die Wohnung an einem bestimmten Tag war. Es wird zweimal gebraucht: beim Einzug, wenn der Vermieter dir die Wohnung übergibt, und beim Auszug, wenn du sie zurückgibst. Mieter und Vermieter gehen dafür gemeinsam durch alle Räume, notieren Mängel, lesen die Zähler ab und zählen die Schlüssel.
Gesetzlich vorgeschrieben ist das Protokoll nicht. Ohne Protokoll steht im Streit aber Aussage gegen Aussage, und das geht für Mieter selten gut aus. Mit einem unterschriebenen Protokoll ist dagegen klar, welcher Kratzer schon da war und welcher neu ist.
Übergabeprotokoll Wohnung: Vorlage als PDF und Word
Die Vorlage funktioniert für Einzug und Auszug. Sie hat fünf Teile: Zustand der Räume, Zählerstände, Schlüssel, Vereinbarungen und Unterschriften. Ein Vorbehalt für Mängel ist schon eingebaut.
Muster zur Orientierung, keine Rechtsberatung. Bitte vor dem Gebrauch auf deinen Fall prüfen.
Druck das Protokoll zweimal aus oder fülle es zusammen aus und fotografiere es direkt nach der Unterschrift. Bringt der Vermieter sein eigenes Formular mit, ist das kein Problem. Prüfe dann einfach, ob alle Punkte aus der Checkliste unten drinstehen.
Was gehört in das Übergabeprotokoll?
Die Mängel sind der wichtigste Teil. „Kratzer im Boden“ hilft später niemandem. Schreib stattdessen „Wohnzimmer, Parkett vor der Balkontür, drei Kratzer, ca. 10 cm lang“. Je genauer die Beschreibung, desto weniger Spielraum gibt es für Streit. Mach zu jedem Mangel ein Foto, auf dem man auch erkennt, wo in der Wohnung er ist.
Die Zählerstände sparen dir Geld. Strom, Gas, Wasser und die Heizkostenverteiler an den Heizkörpern legen fest, ab wann du zahlst. Notiere immer auch die Zählernummer, sonst lässt sich der Stand keinem Zähler sicher zuordnen. Ein Foto vom Zähler ist der beste Beweis.
Die Schlüssel werden gezählt. Haustür, Wohnung, Briefkasten, Keller: Trag jeweils die Anzahl ein. Fehlt beim Auszug ein Schlüssel, kann der Vermieter bei Schließanlagen im schlimmsten Fall den Austausch verlangen.
So läuft die Wohnungsübergabe ab
Plane für die Übergabe mindestens eine halbe Stunde ein und komm bei Tageslicht. Im Dunkeln mit Deckenlampe siehst du weder Flecken an den Wänden noch Kratzer im Boden.
Geh Raum für Raum vor und immer in derselben Reihenfolge: Decke, Wände, Boden, Fenster, Türen, Heizkörper, Steckdosen. In Küche und Bad testest du zusätzlich jedes Gerät und jede Armatur. Dreh den Wasserhahn auf, schalte den Herd an, öffne die Fenster. Was du aus der Wohnungsbesichtigung schon an Mängeln kennst, gehört jetzt schriftlich ins Protokoll.
Am Ende lest ihr das Protokoll gemeinsam durch, beide unterschreiben, und beide bekommen ein Exemplar. Wenn der Vormieter dir Küche oder Möbel per Ablöse überlassen hat, notiere auch das, damit beim Auszug klar ist, wem was gehört.
4 Dinge, die du über das Übergabeprotokoll nicht wusstest
- Ein Mangel ohne Vorbehalt kann dich die Mietminderung kosten. Nimmst du die Wohnung an, obwohl du einen Mangel kennst, und behältst dir deine Rechte nicht vor, kannst du später nicht mehr mindern (§ 536b BGB). Deshalb steht in der Vorlage ein Vorbehalt.
- Normale Abnutzung zahlst du nicht. Verblasste Farbe, leichte Laufspuren im Parkett oder Dübellöcher in üblichem Umfang sind die Folge ganz normalen Wohnens (§ 538 BGB). Dafür darf der Vermieter nichts von der Kaution abziehen.
- Der Vermieter hat nur sechs Monate Zeit. Ansprüche wegen Schäden an der Wohnung verjähren sechs Monate, nachdem er die Wohnung zurückbekommen hat (§ 548 BGB).
- Was beim Auszug nicht im Protokoll steht, ist meist erledigt. Unterschreibt der Vermieter ein Protokoll ohne Mängel, kann er Schäden, die er bei der Übergabe hätte sehen können, später in der Regel nicht mehr geltend machen.
Wohnungsübergabe beim Einzug
Beim Einzug schützt dich das Protokoll vor Schäden, die du nie verursacht hast. Jeder Fleck und jeder Kratzer, der jetzt drinsteht, kann dir beim Auszug nicht mehr zugerechnet werden. Sei hier lieber zu genau als zu großzügig, auch wenn der Vermieter sagt, das sei doch nicht nötig.
Sind Mängel da, die der Vermieter beheben soll, trag sie mit einem Datum unter „Vereinbarungen“ ein. Bei der Übergabe bekommst du außerdem die Wohnungsgeberbestätigung, die du für die Anmeldung beim Bürgeramt brauchst. Der Vermieter muss sie dir innerhalb von zwei Wochen nach dem Einzug ausstellen.
Wohnungsübergabe beim Auszug
Beim Auszug zählt der Vergleich mit dem Protokoll vom Einzug. Nimm es deshalb unbedingt mit. Alles, was damals schon dokumentiert war, ist nicht dein Problem.
Trag deine neue Adresse und dein Konto für die Kaution ins Protokoll ein. Bei der Gelegenheit kannst du den Vermieter auch gleich um eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung bitten. Die brauchst du für die nächste Wohnungsbewerbung ohnehin.
Bist du am Übergabetag nicht vor Ort, kann eine andere Person die Wohnung für dich übergeben. Gib ihr eine schriftliche Vollmacht mit, und besprich vorher, was sie unterschreiben darf und was nicht.
Was du nicht unterschreiben solltest
Das Protokoll soll den Zustand festhalten, mehr nicht. Manche Vermieter-Formulare enthalten aber Sätze wie „Der Mieter verpflichtet sich, die Schäden auf eigene Kosten zu beseitigen“. Mit deiner Unterschrift darunter erkennst du die Kosten unter Umständen an, auch wenn du sie gar nicht hättest tragen müssen.
Siehst du einen Mangel anders als der Vermieter, unterschreib trotzdem, aber mit einem eigenen Vermerk:
Der Mieter bestätigt mit seiner Unterschrift nur den festgestellten Zustand der Wohnung. Die unter [Nummer / Raum] genannten Schäden waren bereits bei Einzug vorhanden bzw. sind auf normale Abnutzung zurückzuführen. Eine Pflicht zur Beseitigung oder Kostenübernahme wird nicht anerkannt.
Muster zur Orientierung, keine Rechtsberatung. Bitte vor dem Gebrauch auf deinen Fall prüfen.
Du musst das Protokoll übrigens gar nicht unterschreiben. Besser ist aber fast immer, mit Vermerk zu unterschreiben, weil dann wenigstens die Zählerstände und Schlüssel verbindlich festgehalten sind.
Dos and Don'ts bei der Wohnungsübergabe
| Do | Don't |
|---|---|
| Bei Tageslicht und mit genug Zeit übergeben | Übergabe zwischen Tür und Angel am Abend |
| Mängel genau beschreiben, mit Ort und Größe | „Gebrauchsspuren vorhanden“ |
| Jeden Mangel und jeden Zähler fotografieren | Sich nur auf das Protokoll verlassen |
| Eigenen Vermerk ergänzen, wenn du etwas anders siehst | Kostenübernahme unterschreiben, um Streit zu vermeiden |
| Eigenes Exemplar sofort mitnehmen oder fotografieren | Darauf warten, dass der Vermieter eine Kopie schickt |
| Einzugsprotokoll beim Auszug dabeihaben | Aus dem Gedächtnis diskutieren, was schon kaputt war |
Fazit
Ein gutes Übergabeprotokoll kostet dich eine halbe Stunde und schützt am Ende eine Kaution von zwei bis drei Monatsmieten. Beschreib Mängel genau, fotografiere alles, schreib Zählerstände mit Zählernummer auf und unterschreib nichts, was über den Zustand der Wohnung hinausgeht.
Und falls du gerade noch vor dem Einzug stehst: Neue Wohnungen auf allen großen Portalen meldet dir Immobot sofort per Push, damit du schnell zur ersten Übergabe kommst.
Häufig gestellte Fragen zum Wohnungsübergabeprotokoll
Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?
Nein, gesetzlich ist es nicht vorgeschrieben. Ohne Protokoll lässt sich im Streit aber kaum beweisen, welche Schäden schon beim Einzug da waren. Mieter sollten deshalb immer darauf bestehen, beim Einzug und beim Auszug.
Wer erstellt das Übergabeprotokoll?
Meist bringt der Vermieter oder die Hausverwaltung ein Formular mit. Du kannst aber auch eine eigene Vorlage verwenden. Wichtig ist nur, dass beide Seiten dabei sind, das Protokoll gemeinsam ausfüllen und unterschreiben.
Muss ich das Übergabeprotokoll unterschreiben?
Nein, eine Pflicht gibt es nicht. Meist ist es aber besser, mit einem eigenen Vermerk zu unterschreiben, wenn du mit einzelnen Punkten nicht einverstanden bist. Formulierungen, mit denen du Kosten für Schäden übernimmst, solltest du streichen oder ausdrücklich nicht anerkennen.
Was passiert, wenn kein Übergabeprotokoll gemacht wurde?
Dann muss im Streitfall bewiesen werden, in welchem Zustand die Wohnung war. Beim Auszug liegt das meist beim Vermieter, wenn er Schäden geltend machen will. Fotos mit Datum, Zeugen und E-Mails können das Protokoll teilweise ersetzen.
Kann der Vermieter nach der Übergabe noch Mängel nachreichen?
Mängel, die bei der Übergabe erkennbar waren und nicht im unterschriebenen Protokoll stehen, kann er in der Regel nicht mehr geltend machen. Versteckte Schäden, die erst später auffallen, kann er innerhalb von sechs Monaten nach Rückgabe der Wohnung noch einfordern.
Wann bekomme ich meine Kaution nach der Übergabe zurück?
Der Vermieter darf die Kaution nach dem Auszug eine angemessene Zeit prüfen, meist drei bis sechs Monate. Steht noch eine Nebenkostenabrechnung aus, darf er einen Teil bis dahin einbehalten. Ein sauberes Übergabeprotokoll ohne Mängel beschleunigt die Rückzahlung.